Этот выпуск «Технологики» несколько необычный, поскольку касается вовсе не технической стороны использования современной техники. Потому что в этой статье речь пойдет о мобильных телефонах, пользоваться которыми, вроде бы, умеют все. Однако за годы всеобщей, так сказать, мобилизации населения в обществе успела сложиться своего рода культура общения по сотовому или, иначе говоря, мобильный этикет.
Мы решили вспомнить основные правила культурного общения по мобильному телефону. На самом деле любой воспитанный человек прекрасно их знает, потому что они строятся на обычных нормах повседневного поведения и общения с людьми. Однако не лишним будет еще раз их вспомнить. Кроме того, если вы знаете людей, которые, по вашему мнению, с мобильным этикетом знакомы не очень хорошо, сделайте доброе дело, отправив им ссылку на этот текст. Итак, правила таковы.
Надеемся, что эти советы будут полезными и подкрепят ваше знание мобильного этикета. Предлагаем вам помочь нам дополнить этот список, поучаствовав в обсуждении статьи.
"Разговор по телефону лежит на полдороге между искусством и жизнью. Это общение не с человеком, а с образом, который складывается у тебя, когда ты его слушаешь" (Андре Моруа).
Знание основ делового этикета и умение налаживать контакты – это неотъемлемая часть профессионального опыта сотрудников. По статистике, для решения более 50 % деловых вопросов активно применяется телефон.
Опосредованные переговоры во многом отличаются от прямого делового общения. Несоблюдение основ телефонного этикета накладывает отпечаток на имидж и репутацию любой организации. В чем же заключаются основные правила общения по телефону?
Итог переговоров по телефону во многом зависит от планирования. Результативные звонки не могут быть спонтанными. Подготовку и планирование переговоров можно условно разделить на 5 этапов.
|
Сбор документов и материалов для проведения телефонной беседы. |
Определение цели переговоров по телефону (получение информации, назначение встречи). | |
Составление плана деловой беседы и списка вопросов, которые предстоит задать. | |
|
Выбор удобного для собеседника времени. |
|
Положительный настрой не менее важен, чем планирование переговоров. В голосе чаще всего слышно улыбку, усталость или негативные эмоции, что деловой партнер может приписать на свой счет. Для того чтобы голос был «живым», телефонные беседы рекомендуется вести стоя и с улыбкой! |
Нежелательное выражение | Правила общения по телефону |
«Нет» | Это слово, особенно в начале предложения, «напрягает» собеседника, усложняет взаимопонимание. Несогласие желательно выражать корректно. Например, «Мы пойдем вам навстречу и заменим продукт, но вернуть деньги уже невозможно». |
«Мы не можем» | Отказать клиенту сходу - значит отправить его к конкурентам. Выход: предложить альтернативу и обратить внимание в первую очередь на то, что возможно. |
«Перезвоните», «Никого нет», «Все на обеде» | Потенциальный клиент больше не позвонит, а выберет услуги другой фирмы. Поэтому надо помочь ему решить проблему или договориться о встрече, пригласить в офис и т.д. |
«Вы должны» | Следует избегать этих слов, используя более мягкие формулировки: «Лучше всего сделать…», «Для вас имеет смысл…» |
«Я не знаю», «Я за это не отвечаю», «Это не моя ошибка» | Подрывает репутацию специалиста и организации. При недостатке информации лучше ответить: «Интересный вопрос. Можно я уточню это для вас?» |
«Одну секунду подождите, я посмотрю (найду)» | Обман клиента, так как за секунду невозможно сделать дело. Стоит сказать правду: «Поиск необходимой информации потребует 2-3 минуты. Сможете ли вы подождать?» |
«Я вас отвлекаю?» или «Можно вас отвлечь?» | Фразы вызывают негатив и усложняют общение. Данные вопросы ставят позвонившего человека в неловкую позицию. Предпочтительный вариант: «У вас есть минута?» или «Вы сейчас можете говорить?» |
Вопросы «С кем я сейчас говорю?», «Что вам нужно?» | Фразы недопустимы, поскольку превращают переговоры в допрос и нарушают правила общения по телефону. |
Вопрос «Почему…» | Собеседник может подумать, что вы ему не доверяете. |
Дозвонившийся клиент может и не назвать себя, сразу начав излагать свою проблему. Поэтому необходимо тактично спросить: «Простите, а как вас зовут?», «Из какой вы организации?», «Будьте любезны подскажите номер телефона?»
Правила общения по телефону с клиентами связаны с тем, что передавать стоит только точные сведения, если располагаете необходимыми данными. Клиент, не дождавшийся внятного ответа, больше не обратится в вашу организацию.
Иногда приходится иметь дело с разгневанным или нервным клиентом. Его жалобу лучше выслушать и не перебивать. Он будет способен к конструктивному диалогу, только когда выговорится. Услышав оскорбление надо положить трубку.
Совещание и деловая встреча – это время, когда по правилам надо воздерживаться от звонков. Живой голос является приоритетным. Переговоры, которые отвлекают внимание присутствующих, недопустимы.
Ответить на звонок на деловой встрече или совещании значит показать собеседнику, что вы не цените его и проведенное с ним время, что позвонивший человек важнее.
Бывают и уважительные причины, например болезнь родственника, крупный контракт. Правила общения по телефону предполагают, что присутствующих необходимо поставить в известность перед встречей или собранием, согласовать с ними поступление звонка. Разговор следует провести очень быстро (не более 30 секунд), по возможности в другом кабинете.
Человек, говорящий по телефону во время частной встречи, в ресторане, на собрании выглядит некультурно и глупо.
Вариант 1
Руководитель: Центр «Сателлит». Добрый день.
Секретарь: Добрый день. Союз потребительских обществ. Морозова Марина. Я звоню по поводу проведения конкурса.
Р: Александр Петрович. Слушаю вас.
Р: Да. Вы можете забронировать конференц-зал на 150 мест.
С: Спасибо. Это нас устроит.
Р: Тогда будет необходимо выслать нам гарантийное письмо.
С: Хорошо. По почте с извещением можно отправить?
Р: Да, но идти будет дня три.
С: Это долго.
Р: Вы можете выслать его с курьером.
С: Значит, так и сделаем. Благодарю вас за информацию. До свидания.
Р: Всего доброго. Будем рады сотрудничеству.
Деловой разговор по телефону. Пример 2
Менеджер: Здравствуйте. Я бы хотел переговорить с Иваном Сергеевичем.
Директор выставки: Добрый день. Я вас слушаю.
М: Это Балуев Владимир, менеджер компании «Макси Строй». Я звоню по поводу переговоров, чтобы уточнить расценки.
Д: Очень приятно. Что конкретно вас интересует?
М: Выросла ли стоимость экспозиционного квадратного метра?
Д: Да, выросла. Один квадратный метр в павильоне с 1 сентября стоит шесть тысяч рублей, а в открытой экспозиции – три тысячи.
М: Ясно. Благодарю за информацию.
Д: Пожалуйста. Если у вас возникнут вопросы, звоните.
М: Спасибо. Обращусь при необходимости. Всего доброго.
Д: До свидания.
Умение применять правила общения по телефону с клиентами становится неотъемлемой частью имиджа любой организации. Потребители отдают предпочтение фирмам, с которыми приятно иметь дело. Эффективное деловое общение – залог успешных сделок, а значит и финансового благополучия предприятия.
Казалось бы, работа менеджера по продажам относительно проста, и справиться с ней может каждый человек, умеющий уговаривать и обладающий такой чертой характера, как настойчивость. Но, как в любой специальности, и в этой есть свои тонкости, и если их не знать, можно не мечтать об успехах, а заодно и хорошем доходе. Сотруднику, начинающему свою карьеру в этой должности, требуется приложить усилия к овладению определёнными навыками и усвоению некоторых постулатов. Один из них - «запретный словарь», а вернее, сборник-цитатник фраз, от употребления которых необходимо раз и навсегда отказаться. В принципе, и в обычной жизни эта привычка будет очень полезной, но менеджеру по продажам без неё вообще никак.
Фразы, запрещённые к употреблению в ходе ведения телефонных, да и самых обычных, прямых переговоров, обладают свойством выводить из себя клиентов и побуждать их порой вообще прекращать сотрудничество даже с теми фирмами, с которыми они ранее довольно успешно работали. Столь сильный негативный эффект объясняется не каким-то загадочным психологическим воздействием, производимым этими, на первый взгляд, безобидными словами, а элементарным неуважением к собеседнику, выражаемым ими. Имеются в виду не непристойности, о них вообще речи быть не может. Это вполне «приличные», и, к сожалению, для многих привычные фразы, которыми в обиходе люди часто обмениваются: «ты должен», «ты неправ», «я понятия не имею», «это твои проблемы», «ты не понимаешь» или, напротив, «мне непонятно». Деловой лексикон предполагает отказ от таких выражений, но в нём есть место для очень качественных их заменителей. Это просто нужно узнать, особенно если в коллективе не нашлось доброжелательных опытных работников, решивших объяснить новичку специфику переговорной речи.
Опытный сбытовик старается не употреблять слово, означающее отрицание, а также все его производные, причём чаще всего он дошел до этого сам, на уровне личного опыта и интуиции. Каждый человек хоть немного, но напрягается, когда слышит его по отношению к себе. Даже если без отказа или отрицания нельзя обойтись, можно каким-то образом построить фразу иначе. «Я бы очень хотел с вами согласиться, но обстоятельства складываются вопреки моему желанию» или «Я попросил бы вас отложить обсуждение этого вопроса на более благоприятный период». Вот вроде бы и отказал, а как мило получилось.
Под запрет для каждого переговорщика подпадает фраза «Я вас не понимаю». Обычно менеджер по сбыту разговаривает со снабженцем организации, с которой стремится установить деловой контакт, но бывает, что приходится говорить и с её руководителем как лицом, принимающим непосредственное решение о начале сотрудничества. С ними следует разговаривать предельно корректно как минимум по двум причинам. Во-первых, они менеджеру нужны, как правило, больше, чем он им. Он продаёт, они покупают, а значит, платят. Во-вторых, это люди серьёзные, и русским языком они владеют на достаточном уровне. Если их не могут понять, то свидетельствовать это может либо о неспособности руководителей предприятия сформулировать свою мысль, либо о недостаточном интеллектуальном развитии их собеседника, причём второй вариант они явно примут охотнее.
Ещё хуже звучит фраза «Вы меня не понимаете». Тут уже никакого разночтения быть не может: в ней явно слышен намёк на умственные способности лица, с которым ведутся переговоры. Объясняют ему, толкуют, а он всё никак. В обоих случаях, связанных с недопониманием, ту же мысль можно выразить словами: «Простите, если я вас правильно понял, то вы имеете в виду такой-то вариант сотрудничества» или «Позвольте, я сейчас поясню, возможно, я выразился неловко». Получается, что менеджер берёт на себя ответственность за недостаточную ясность (как ему и положено), располагая к себе, но при этом деликатно подвигает собеседника к согласию с его предложением.
Это всё равно что сказать «вы не правы». Культура продаж сформировалась давно, и говорить нечто подобное покупателю, хоть колбасы в супермаркете, хоть металлорежущих станков, совершенно недопустимо. В лучшем случае реакцией будет замечание, сделанное скрипучим голосом, а в худшем — брошенная трубка и просьба секретарю больше никогда «с этим» не соединять. Нет, ни о неправоте, ни об ошибке собеседнику во время преодоления его возражений говорить не нужно. С ним лучше согласиться, а затем добавить волшебное слово «однако», после которого выложить какие-то свои козыри. А они у сбытовика всегда должны быть.
В общем-то, фраза эта может сойти за достойную и характеризовать произносящего её человека в каком-то даже положительном свете. Обещать без уверенности — плохая манера, а за слова следует отвечать всегда. Всё дело в запретном «не», придающем словам негатив. Лучше пообещать другое — сделать всё, что возможно, например. И не пообещал, и обнадёжил.
То же самое — «вам следовало бы» или «вам нужно». В английском языке сильное слово most (обязан) в таких случаях заменяется смягчённым глаголом to have, и в этом есть большой смысл. Говорить о долге можно, только обсуждая дебиторскую ситуацию, когда речь идет о расчётах за ранее поставленный товар. В противном случае собеседник имеет полное право вежливо, но ехидно поинтересоваться, когда это он успел так задолжать и сам того не заметить, и будет прав. Хорош вариант, в котором под маскировкой покорной просьбы скрыто требование о возврате денег: «Мне было бы намного проще решить с руководством вопрос о скидке, если бы вы оплатили счёт № 249 от 12 февраля на сумму 228 412 рублей». Изящно и красиво. И вроде бы потребовал, практически в ультимативной форме, но без нахрапа, а интеллигентно.
Применение уменьшительно-ласкательных существительных иногда допустимо в общении с милыми девушками, но и они далеко не всегда их воспримут с большим энтузиазмом. Во время телефонных переговоров о них вообще следует забыть. Серьёзный человек оперирует обычными, нормальными, а не коверканными словами. Менеджер, склонный к «муси-пуси», будет вынужден мириться с «голой» «зарплаточкой» без всякой премии (интересно, что к этому слову уменьшительных суффиксов так и не придумали), да и то, вероятно, недолго.
Договариваясь о времени следующего разговора, встречи или отправки электронного письма с прайс-листом или коммерческим предложением, необходимо конкретизировать время контакта, если это зависит от менеджера по сбыту. Только отправка корреспонденции допускает формулировки «в течение часа» или «до обеда», и то только в том случае, если требуется согласование особых условий. Ссылаться на занятость не следует, на другом конце провода тоже не бездельники сидят. Даже отсутствие информации не оправдывает молчания. Всё равно нужно позвонить и сообщить о ситуации, извиниться и перенести важный разговор на другое время.
Очень полезна привычка улыбаться во время переговоров с клиентами. Если кто-то думает, что мимика всё равно не видна, то он ошибается. И негативный настрой, и позитив ощущаются по звуку голоса. Обладателям чувства юмора (доброго) рекомендуется к месту пошутить. Собеседнику приятно ощущать, что диалог с ним вызывает радость. Он тоже улыбается, и всё получается самым лучшим образом.
Под видом налоговых инспекторов налогоплательщикам стали звонить мошенники. ФНС предостерегла от подобных разговоров и заверила, что её сотрудники никогда не пытаются по телефону выяснить конфиденциальную информацию. Тем же, кто пытается ее узнать, доверять коммерческие тайны нельзя ни в коем случае.
Федеральная налоговая служба предостерегла организации и граждан от чрезмерной доверчивости. Не всякий, представляющийся по телефону сотрудником службы, является им на самом деле. ФНС заверила, что её работники никогда не пытаются по телефону выяснить конфиденциальную информацию. Фирмам не следует ни в коем случае рассказывать по телефону о своих налоговых коммерческих тайнах. Сейчас под видом налоговых инспекторов налогоплательщикам стали активно звонить мошенники. Проверить полномочия звонящего можно, обратившись в соответствующий налоговый орган. О подобных звонках нужно уведомить отдел безопасности фискального ведомства. УФНС по Нижегородской области рассказывает на своем сайте о случае из собственной практики :Так, в январе этого года в отдел безопасности Управления ФНС России по Нижегородской области обратился бухгалтер организации, который сообщил, что 23 января 2013 года поступил звонок от человека, представившегося налоговым инспектором (назвал ФИО). «Инспектора» интересовали вопросы уточнения сведений организации: ИНН, КПП, ФИО руководителя, ОГРН, а также бухгалтерская отчетность организации.
Бухгалтеру данные вопросы показались подозрительными, и он сообщил «налоговому инспектору», что информации в данный момент нет, попросив перезвонить позднее. Бухгалтер обратился в Управление с просьбой сообщить о законности действий «налогового инспектора».
В ходе проверочных мероприятий было установлено, что сотрудника с указанной фамилией в налоговых органах Нижегородской области нет.
Отделом безопасности Управления бухгалтеру организации было разъяснено, что данные звонки не имеют никакого отношения к деятельности налоговых органов, сотрудник с указанной фамилией в налоговых органах Нижегородской области не работает. Кроме того, налоговые органы не уточняют подобную информацию посредством телефонной связи.
1. НЕЛЬЗЯ РАЗГОВАРИВАТЬ по телефону за рулем в машине. Это скорее не этикет, а правило дорожного движения, которое запрещает говорить по мобильному за рулем автомобиля, если у вас нет специальной аппаратуры, избавляющей вас от необходимости держать телефон в руке. Однако если есть важный разговор во время движения, следует понимать, что это тоже снижает внимание, поэтому при очень важном звонке советуем остановиться.
2. НУЖНО ВЫКЛЮЧАТЬ телефон там, где требуют этого правила безопасности. Речь идет о самолетах и некоторых медицинских учреждениях, где мобильная связь может мешать работе оборудования.
3. В КИНОТЕАТРАХ лучше совсем не доставать мобильный из сумки, чехла или кармана, чтобы не светить дисплеем в темноте, так как это отвлекает остальных зрителей.
4. В ТЕАТРАХ, МУЗЕЯХ, библиотеках и в церкви телефон необходимо выключать или включать беззвучный режим. Желательно не звонить самому.
5. МЕНЯТЬ ЗВОНКИ на разные розыгрыши – дурной признак. Человек, который вам звонит, вряд ли оценит юмор, вместо гудка услышав "милиция!", или "морг!", или еще что-то в таком роде. Ведь вам могут звонить по важному делу.
6. РЕЗКИЕ И ГРУБЫЕ рингтоны на телефоне раздражают людей. Тем более если они имеют ненормативную лексику.
7. НЕЛЬЗЯ ГОВОРИТЬ номер телефона человека посторонним людям без его ведома. Исключение - если номер записан на визитке человека, в таком случае он является открытым для остальных.
8. НАХОДЯСЬ В КАФЕ, ресторанах, магазинах, общественном транспорте, необходимо использовать телефон с невысоким уровнем громкости динамика.
9. НЕКОТОРЫЕ СЧИТАЮТ, что в телефон нужно говорить очень громко, для того чтобы их слышали. Однако в этом нет необходимости: возможности всех современных телефонов позволяют говорить с обычной громкостью. Абонент вас прекрасно услышит, а окружающих содержание вашего разговора вряд ли интересует.
10. НЕЛЬЗЯ ФОТОГРАФИРОВАТЬ ЛЮДЕЙ на телефон без их согласия. Уж тем более затем эти фото выкладывать в соцсети.
11. НЕЛЬЗЯ РАЗГОВАРИВАТЬ на интимные темы при посторонних. Это относится не только к телефонным, но и к обычным разговорам.
12. НЕ ПОМЕЩАЙТЕ ЛЮДЕЙ в список контактов под непристойными прозвищами, тем самым их можно сильно обидеть.
13. НЕ СТАРАЙТЕСЬ ДЕМОНСТРИРОВАТЬ окружающим свою полную осведомленность касательно функций новейших смартфонов. Большинство людей воспринимают мобильное устройство просто как обычное средство для связи, и самоутверждаться, хвастаясь последними суперфункциями вашего гаджета, глупо.
14. НЕЛЬЗЯ ВКЛЮЧАТЬ музыку через динамики, если вы находитесь в общественном месте или идете по улице, как зачастую делают некоторые люди в спортивках и с банкой пива в руках.
15. НЕЛЬЗЯ КЛАСТЬ мобильный на стол в кафе или ресторане – это не столовый прибор. Нельзя разговаривать по телефону во время приема пищи. Можно отойти в холл и перезвонить, но не в случае, если вы пришли в ресторан вдвоем.
16. ПРАКТИКА ПОКАЗЫВАЕТ, что обычный разговор с глазу на глаз важней, нежели разговор по телефону. Поэтому не нужно надолго обрывать обычную беседу ради звонка по телефону, если в этом нет надобности.
17. ЧТОБЫ ПОЗВОНИТЬ по телефону, отойдите на несколько метров от окружающих – уважайте личное пространство.
18. ЕСЛИ НА ДЕЛОВОЙ встрече вы ожидаете важного звонка, на который вам обязательно нужно ответить, сообщите об этом предварительно. А когда позвонят, выходя, извинитесь и ответьте.
19. ПОЗВОНИВ КОМУ ТО, узнайте, удобно ли ему разговаривать.
20. ЕСЛИ В ПОМЕЩЕНИИ много людей, а вам позвонили, то примите звонок, но говорите, только выйдя из помещения. Ответить нужно, так как окружающих раздражает, когда у кого-то очень долго звонит мобильный.
21. В НАЧАЛЕ РАЗГОВОРА необходимо представиться, если у вас есть сомнения по поводу того, записаны ли вы в контакты адресата или нет.
22. КАК ПРАВИЛО, деловой разговор длится не больше восьми-девяти минут. За это время необходимо успеть хотя бы несколько раз обратиться к человеку по имени.
23. ЕСЛИ ЗВОНОК ПРЕРВАН, то должен перезвонить тот, кто был инициатором первого вызова. А положить трубку должен первым тот, кому сделали вызов.
24. НЕ МОЛЧИТЕ ДОЛГО, разговаривая по телефону. Вы должны демонстрировать, что слушаете собеседника.
25. В КОНЦЕ ТЕЛЕФОННОГО разговора поблагодарите собеседника за предоставленную информацию и время, которое он вам уделил.
26. В НАЧАЛЕ РАЗГОВОРА желательно узнать, сколько времени собеседник может уделить на разговор. В основном это относится к деловым переговорам.
27. ЧИСЛО ГУДКОВ при звонке должно быть не более пяти. Затем вы просто становитесь навязчивым.
28. ЗВОНИТЬ НА ДОМАШНИЙ и мобильный телефоны раньше 08.00 и позже 22.00 - дурной тон.
29. ЕСЛИ ВЫ ПОЗВОНИЛИ, но не дозвонились с первого раза, не надо звонить еще и еще. По этикету нужно подождать несколько часов, дав человеку время вам перезвонить, увидев непринятый вызов. Если не перезванивает, наберите заново. Можно позвонить на рабочий телефон, вероятно, вам подскажут, когда он будет свободен.
30. НЕЛЬЗЯ ЗВОНИТЬ с чужого телефона без ведома хозяина и отвечать на звонок телефона, который адресован не вам.
31. НЕЛЬЗЯ ЧИТАТЬ СМС-сообщения, смотреть списки контактов на мобильном другого человека. Не поддавайтесь любопытству, имейте чувство достоинства.
32. НЕ ИЗМЕНЯЙТЕ ЧАСТО телефонный номер.
33. НЕ НУЖНО НАЧИНАТЬ разговор с длительных прелюдий, надоедая абоненту чрезмерной вежливостью типа "как у тебя дела?", "что нового?" и так далее. Человек, как правило, догадывается, что вы ему позвонили с предметным разговором. Поэтому переходите к теме, а уже после можно поговорить о жизни. Исключения могут быть в случаях, когда действительно звонят с целью узнать, как дела.
34. ЕСЛИ У ВАС несколько номеров, то для одного абонента используйте один номер.
35. НЕ ЗВОНИТЕ, СТОЯ в очереди в магазине. Не забывайте, что из этого получится: вам придется одновременно держать телефон в руке, по нему разговаривать, при этом разговаривать с продавцом, платить за покупку, укладывать все в пакет.
36. ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕ ОТВЕЧАТЬ на вызов, если вы находитесь в шумном месте или же, наоборот, где-то, где нужно говорить шепотом.
37. НЕКУЛЬТУРНО ОДНОВРЕМЕННО говорить и по телефону, и с кем-то, кто стоит рядом, попеременно говоря: "Это я не тебе".
38. ПРИ НАБОРЕ КЛАВИШ не следует включать сильное пиканье. Это не соответствует этикету, набор должен быть бесшумным.
39. НЕЛЬЗЯ ПРЕРЫВАТЬ телефонный разговор фразой: "Подожди, у меня звонит вторая линия!"
Это некоторые правила "мобильного" этикета, которые могут оказаться полезными для любого пользователя мобильных телефонов.
Мир Этикета