Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.

Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.

Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки .

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:

• Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).
• Date (дата).
• Reference (ссылка).
• Salutation (приветствие).
• Body (главная часть).
• Closing (заключение).
• Signature (подпись).
• Typist initials (инициалы отправителя).
• Enclosures (приложения).

Общие правила написания делового письма

• Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).

Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.

Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.

Dear Sir/Madam - Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr . Smith - Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms . - Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson - Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer - Уважаемый покупатель.
Gentlemen - Господа.

А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):

Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы , чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»

Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»

Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения , нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.

Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».

• Указывайте свою цель.

Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.

Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:

• Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
• Они лаконичны и не грубы.
• Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:

As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.

10 видов бизнес-писем

• Коммерческое письмо. Sales Letter.

Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

• Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

• Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.

Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.

• Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.

Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

• Письмо-запрос. Inquiry Letter.

Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

• Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.

Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.

Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.

• Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.

Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.

Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.

• Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.

Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.

Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.

• Сопроводительное письмо. Cover Letter.

Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.

Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.

• Заявление об увольнении. Letter of Resignation.

Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.

Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Подсказки по написанию делового письма

• При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности , чтобы смысл вашего письма был ясен.
• Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
• Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале . Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
• Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости , прямой подход нецелесообразен . Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
• Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
• После вступления необходимо указать детали проблемы.
• Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style - выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
• Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
• Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
• Всегда ставьте преимущества читателей перед своими . Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
• Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
• Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным ; не будьте чрезмерно формальными.
• Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
• В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
• Всегда заканчивайте письмо запросом на действие .
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
• При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
• Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
• Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.

И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.

В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта - это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!

А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский », где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!

Окончание делового письма

В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:

Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.

Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:

«I am enclosing … » или «Please find the enclosed /attached …»

Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully », если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely » — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.

Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards » или «Kind regards ». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.

Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!

Примеры выражений в конце делового письма :

Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).

После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:

Name
Email Address
Phone Number

Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.

И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.

Примеры фраз для окончания делового письма

If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future .
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It"s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.

Клише деловых писем

В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.

• Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.

I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .

Has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.

Is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.

I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.

Sincerely yours,

• Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.

I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.

We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.

Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Company Letterhead

Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016

June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization Letterhead

March 16, 2016

Mr. Ernie English

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Lucy Letter
President

Заключение

Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!

Первое впечатление о человеке складывается уже тогда, когда получатель начинает читать текст, поэтому так важно знать, как правильно начать письмо на английском. Приветственные фразы и выражения изобретать не нужно, т.к. есть уже устоявшиеся клише, которые помогут вам с самого начала настроить читателя на нужную «волну».

• В формальных письмах, которые вы пишите не какому-то определённому человеку, лучше в самом начале употребить устоявшееся выражение «To whom it may concern», с двоеточием (:) после «concern».
• Если вы не знаете имени человека или группы людей, которые будут читателями вашего письма, но знаете пол, то можете написать «Dear Sirs», «Dear Madams» или «Dear Sirs and Madams». Однако, будьте осторожны с этими выражениями, если вы не хотите обидеть кого-то ещё до того, как он приступит к прочтению основного текста письма.
• Если вы знаете человека, которому адресуется послание (даже если это деловое письмо), самый безопасный вариант использовать выражение «Dear». Не стоит переводить его только как «дорогой, дорогая», в рамках письма, написанного в официальном стиле, оно означает «уважаемый, уважаемая». Если же вам кажется, что такое приветствие выглядит слишком «личным», то можете просто написать имя получателя с «уважительной» приставкой Mr. (Мистер), Mrs. (миссис – обращение к замужним женщинам) и Ms. (обращение к незамужним женщинам, девушкам).
• Если стиль является неформальным, то можно поприветствовать получателя просто словами «Dear» или «Hello».

Dear Sir or Madam – универсальное обращение при отсутствии информации о предполагаемом читателе

Примеры приветствий

Посмотрите на следующие примеры приветственных выражений и то, какими фразами можно начать разные виды писем. Как в формальном, так и в дружеском приветствии, может использоваться выражение Dear.

Работодателю

Dear Mrs. Smith,

I am writing to apply for a position of sales manager in your company.

Уважаемая Миссис Смит,

Я пишу по поводу должности менеджера по продажам в вашей компании.

Официальная деловая корреспонденция

Dear Mr. Jackson,

I am writing to enquire about your latest prices.

Уважаемый Мистер Джексон,

Я пишу, чтобы узнать ваши последние цены.

To whom it may concern

I write with reference to Mr. Adamson.

Тем, кого это может касаться

Я пишу по поводу Мистера Адамсона.

Если вы пишите деловое сообщение, то придерживайтесь сути и переходите с самого начала сразу к делу, ведь время – деньги. Однако, нужно отметить, что в последнее время выражение Dear употребляется больше со знакомыми людьми даже в деловой переписке.

A letter to a friend – письмо другу

Письмо соискателя

Dear Miss Lincoln,

I am writing to require weather you have vacancy in your company for a designer. I enclose a copy of my CV for your consideration.

Уважаемая Мисс Линкольн,

Я пишу, чтобы узнать, если в вашей компании вакансия для дизайнера. Я прилагаю копию своего резюме для вашего рассмотрения.

Переписка с другом.

Dear Mary,

It’s been such a long time since I wrote you last time.

Дорогая Мэри,

Прошло уже столько времени с тех пор, как я писала в прошлый раз.

Совет: не забывайте всегда после Dear и обращения ставить запятую.

Первые фразы

Текст к другу имеет более свободную форму и приветствие в таком письме на английском может быть самым различным, начиная со стандартных Hi, Hello, Hey!

Если вы пишите личное сообщение, то начните с вопроса или выражения о том, как поживает ваш друг. Формальным вариантом будет I hope you are well, неформальным — How’s it going?

Совет: если вы затрудняетесь написать начало письма, то составьте сначала основную часть, а затем допишите первые строки. Постарайтесь с самого начала заинтересовать читателя, не затягивайте текст, не повторяйте уже высказанные мысли – это допускается только по отношению к главной идее.

Часто в начале написания письма после долгого перерыва мы не можем подобрать правильных слов и многие извинения перед другом за длительное молчание выглядят откровенно вяло. Например, избегайте фраз, похожих на следующие:

— I have been very busy these days to write you.
— Я был очень занят эти дни, чтобы написать тебе.

— I wanted to write you for a long time but couldn’t find a minute.
— Я уже давно хотела написать тебе, но не могла найти свободную минутку.

— I know I ought to have answered your letter sooner, but you know how I hate to write letters.
— Я знаю, что должен был раньше ответить на твоё письмо, но ты же знаешь, как я ненавижу писать письма.

Такие извинения могут сыграть плохую роль и обидеть друга, вместо них возьмите на вооружение следующие:

— I didn’t forget to write a letter. You don’t know how many letters I have written you in thought.
— Я не забыл написать тебе письмо. Ты не представляешь, как много писем я уже мысленно написал тебе.

— Every time I was going to write you I was interrupted by… something.
— Каждый раз, когда я собирался написать тебе, меня что-то прерывало.

Ещё несколько советов о том, как написать обращение на английском в письме:

Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Официальные письма могут быть разных видов:

• Деловое письмо;
• Письмо-запрос информации;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-заявление о приеме на работе;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-извинение.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

154 Sadovaya St

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .

Дата

Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:

• July 28, 2017;
• July 28th, 2017;
• 28 July, 2017;
• 28th July, 2017.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :

• Mr. (мистер, господин),
• Dr. (доктор),
• Ms. (мисс, для незамужней женщины),
• Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

• Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
• Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

Letter of complaint (письмо-жалоба)

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

• I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
• In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
• There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
• The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
• It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
• The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
• Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
• The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
• The price was expensive enough. – Цена была завышена.
• It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
• In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
• I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application

(Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

• I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
• I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
• I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
• I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
• I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
• My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
• As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
• I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
• I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
• I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
• …distinguished himself / herself … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
• I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
• Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.

Elementary

Поговорим о строительстве. Внимательно прочтите ключевые фразы - некоторые слова могут быть вам незнакомы.

• 06 дек.

  Очень часто неопытные пользователи иностранным языком задаются вопросом: «Как обращаться к новым знакомым? Какие формы использовать?» Ведь известно, что в зависимости от статуса и положения адресата, формы обращения разнятся. Поэтому мы решили внести ясность и раз и навсегда разобраться, как и в каких ситуациях обращаться к разным категориям людей.

  На письме статус обозначается:
  Mr. - Mister (обращение к мужчине)
  Mrs. - Misses (обращение к замужней женщине)
  Miss - Miss (обращение к незамужней женщине)
  Ms - Mizz (обращение как к замужней, так и незамужней женщине)

  Перед тем, как начнем, нужно запомнить: форма обращения свидетельствует о том, что вы учитываете такие характеристики адресата, как пол, возраст, уровень образования и т.д.

  Итак, начнем с самого безопасного варианта, а именно - сами спросите, как адресат предпочитает, чтобы к нему обращались.

  • What should I call you? - Как мне Вас называть?
  • What should I call your mum / the teacher / the manager? - Как мне называть твою маму/ преподавателя/ менеджера?
  • Can I call you ? - Можно я буду Вас называть [Имя]?
  • Is it okay if I call you ? - Ничего, если я буду тебя называть [Дружеское имя]?
  • What"s your name? - Как тебя зовут?

  Если же один из этих вопросов вы услышали в свой адрес, то ответить можно так:

  • Please, call me - Пожалуйста, зовите меня [имя]
  • You can call me - Можешь называть меня [кличка или короткое имя]

  Чтобы привлечь внимание адресата, используйте выражения
  Excuse me, Sir/ Madam
  Pardon me, Sir/ Madam

  Если вы находитесь в формальной обстановке, например, на деловой встрече, переговорах или презентации, то не грех иметь пару формальных обращений в рукаве.

  1. Sir (для взрослого мужчины)
  2. Madam (для взрослой женщины)
  3. Mr + last name (для любого мужчины)
  4. Mrs + last name (для замужней женщины, которая использует фамилию мужа)
  5. Ms + last name (для замужней или незамужней женщины; общепринято в бизнесе)
  6. Miss + last name (для незамужней женщины)
  7. Dr + last name (для некоторых докторов по их просьбе используют не фамилию, а имя)
  8. Professor + last name (в университете/ институте)

  Иногда случается так, что официальное лицо через какое-то время просит вас называть его по имени. В английском языке это называется ‘ on a first name basis’ или ‘on first name terms’. Так называют отношения, которые кажутся официальными только на первый взгляд, на самом же деле являясь более близкими.

  Но чаще всего, конечно же, мы используем обращения не в деловом, а в бытовом мире. Например, как обратиться к своей половинке, маме или к ребенку? Вот несколько предложений.

  • Honey (для ребенка, любимого человека или человека, младше вас по возрасту)
  • Sweetie
  • Darling
  • Babe or Baby (для любимого человека)
  • Pal (обращение к сыну или внуку)
  • Buddy or Bud (очень разговорное обращение между друзьями; иногда используется с негативным подтекстом)

Девушки бывают разные…И обращения к ним тоже. Давайте разберемся в особенностях английского обращения к женщинам разного социального статуса, ведь правила хорошего тона обязывают нас это знать.

В западной культуре при представлении женщины (в устной и письменной речи)принято указывать не только ее имя и фамилию, но и «статус». Этот статус принято обозначать специальным словом, которое часто выступает в качестве обращения. В русской культуре нет аналогов подобного обращения. Обращение к женщине с обозначением ее статуса было характерно для носителей дворянского титула. В целом, для русской культуры данное разделение статусов не характерно, поэтому английское «мисс» и «миссис» невозможно однозначно сравнить с подобными обращениями к женщинам в русской культуре.

Миз (англ. Ms [написание, принятое в Великобритании], Ms. [ˈmɪz], , [ˈməz], [ˈməs]) - «госпожа…». Это обращение является нейтральным в англоязычных странах. Ms ставится перед фамилией как замужней, так и незамужней женщины, в случае, если её семейное положение неизвестно или женщиной сознательно подчеркивается своё равноправие с мужчиной. Данное обращение появилось в 1950-х годах и вошло в употребление с 1970-х годов по инициативе представительниц феминистского движения.

Как утверждает The American Heritage Book of English Usage, «использование Ms. избавляет от необходимости угадывания является адресат Mrs. или Miss: используя Ms., ошибиться невозможно. Независимо от того, является ли женщина-адресат замужней или нет, сменила она фамилию или нет, использование Ms. всегда корректно». В своём руководстве по стилю The Times заявляет: «На сегодняшний день Ms полностью приемлемо, если женщина хочет так называться, или если точно неизвестно, Mrs. она или Miss». The Guardian, использует «женские титулы» исключительно в статьях-передовицах, в своем руководстве по стилю советует: «используйте Ms для женщин… если только они не выразили желание в использовании Miss или Mrs».

Обращение Ms. является стандартным обращением к женщине в случае, если ей не названо другое предпочтительное обращение. За стандартное использование Ms. также выступают авторы книг о правилах этикета, в том числе Джудит Мартин (также известная как «Мисс Манеры»).

Обращение к незамужней девушке

Мисс (Miss) - англоязычное обращение к незамужней женщине. Является сокращением от mistress (устаревшая форма обращения к женщине). Может употребляться перед фамилией или в качестве прямого обращения. Аналогом в русском языке может служить слово «девушка» или дореволюционное «барышня» или «мадемуазель».

Обращение «мисс» также употребляется по отношению к учительнице независимо от ее семейного положения. Данное правило связано с периодом, когда заниматься учительской деятельностью могли только незамужние женщины.

Обращение к замужней женщине

Миссис (Mrs) - обращение к замужней женщине. В настоящее время обращение к женщине с использованием имени ее мужа встречается редко, хотя возможны случаи совместного обращения к паре, например, мистер и миссис Джон Смит. Как правило, считается вежливым обращаться к женщинам, используя обращение мисс (Ms.), а не миссис, особенно если не известны предпочтения женщины в отношении обращения к ней, особенно при письменной коммуникации.

Пунктуация после сокращения

На письме после сокращений ставится точка:

• Dear Miss Jones! – Дорогая мисс Джонс!
• Dear Mrs. Wilson! – Дорогая миссис Уилсон!
• Dear Ms. Smith! – Дорогая госпожа Смит!

Если обращение написано полностью, то точка не ставится:

• Miss Dana Simms – Мисс Дана Симмс.

Подведем итоги:

• Ms – вежливая форма обращения к женщине в письмах без прямого указания на семейный статус.
• Miss – обращение к незамужней женщине.
• Mrs – обращение к замужней женщине.

Адаптированные тексты на английском языке
Рифмы слов в английском языке
Английские женские имена