Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.
Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели , взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.
Также и среди различных организаций стал активно применяться
Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.
С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.
Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.
Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.
Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.
Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.
Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.
Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.
Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.
Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:
Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.
Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.
Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.
Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку
С помощью СБИС обмениваться электронными документами можно не только внутри своей компании, но и с другими организациями или ведомствами, а также контролировать взаиморасчеты со своими партнерами, поставщиками или территориально удаленными подразделениями. Для этого должен быть включен документооборот.
В общем виде обмен любым электронным документом в СБИС состоит из следующих этапов:
Если получатель еще не пользуется электронным документооборотом в СБИС, то ему на email будет отправлено приглашение на регистрацию в системе.
Если документ был отклонен, отправитель может исправить замечания и отправить корректирующий документ, либо отправить новый.
Чтобы избежать несогласованности между получателем и отправителем, изменять стадии передачи документов между компаниями запрещено, но можно добавлять этапы согласования документа внутри компании. В СБИС заложено четыре регламента обмена документами между контрагентами, которые позволяют организовать большинство бизнес-процессов:
Имеет стандартный регламент подписание (согласование) документа двумя сторонами.
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур строго регламентирован Приказом Минфина РФ № 174н и отличается от обычного согласования наличием дополнительных технических документов, которые служат для фиксации даты передачи и принятия счетов-фактур.
Получатель может не только утвердить или отклонить пришедший акт сверки, но и приложить свой вариант.
СБИС построчно состыкует акты сверки, сформированные в учетных системах отправителя и получателя, и покажет расхождения.
Любые документы, будь то спецификация к договору или поздравительная открытка, вы можете отправлять и получать без согласования, как обычную почту.
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ
Автоматизируйте рутинные операции с базами 1С через пакетный режим конфигуратора.
ВНИМАНИЕ!
Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере.
Тема не обновлялась длительное время, и была помечена как архивная. Добавление сообщений невозможно.
Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят!
Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000
человек.
Система электронного документооборота Диадок позволяет компаниям осуществлять юридически значимый ЭДО по РФ и обмениваться между собой любыми документами через Интернет. Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Сервис юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между контрагентами (хозяйствующими субъектами).
ЮЗЭДО обеспечивает обмен счетами-фактурами и товарными накладными в электронном виде, а также любыми другими типами документов.
Международный провайдер EDI-решения по оптимизации бизнес-процессов: внутренний и внешний электронный документооборот, обмен юридически значимыми электронными документами (электронными счетами-фактурами, товарными накладными и т. д.), электронная подпись и многое другое.
Решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию «1С-ЭДО».
Сервис обмена электронными документами. Он за считанные секунды доставит вашим контрагентам любые документы, включая накладные, счета-фактуры и договоры. Вы не будете зависеть от почты и курьерских служб, забудете о задержках и ошибках, сможете быстро готовить документы для отправки в контролирующие органы.
Сервис позволяет организовать обмен электронными счетами-фактурами и другими первичными документами через Интернет со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями.
Провайдер электронного обмена юридически значимыми электронными документами между компаниями
ИнфоТеКС
Российский оператор юридически значимого электронного документооборота, сдачи электронной отчетности и аккредитованный удостоверяющий центр.
Электронный экспресс
Сервис для подготовки и передачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись для работы на государственных и корпоративных порталах. Электронная подпись для участия в торгах на государственных и коммерческих площадках.
Система межкорпоративного обмена юридически значимыми документами. Позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из пользовательского интерфейса ERP-системы в полном соответствии с действующим законодательством Российской федерации.
СИСЛИНК предоставляет своим клиентам услуги по: обеспечению юридически значимого документа оборота (DOCLINK), контролю дистрибуции (DTS), проведению электронных торгов (ЭТП) и автоматизации мобильной торговли (SFA), для любого направления бизнеса.
Транскрипт
Система для обмена электронными документами через интернет с контрагентами и партнерами. Через Транскрипт передают формализованные и неформализованные документы. Работает роуминг с другими операторами ЭДО. Для интеграции предусмотрены API и модуль для работы в 1С.
Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.
Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.
Бумажные документы |
Электронные документы |
---|---|
Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб. |
Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб. |
Отправить Почтой — 40-60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения. |
Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения. |
Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона. |
Не требует затрат на аренду помещения под архив. В Диадоке документы хранятся бесплатно и бессрочно. |
Бумажные документы |
Электронные документы |
---|---|
Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии. |
Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов. |
Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток. |
Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика. |
Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток. |
Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется. |
Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?
Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.
Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.
На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.
Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.
Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.
Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:
Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.
Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.
Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.
Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.
В мае 2012 года завершилось формирование нормативной правовой базы, необходимой для запуска электронного документооборота. Многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое. Методисты фирмы «1С» рассказывают, как запустить электронный документооборот в «1С:Предприятии 8».
Возможность обмена электронными документами между юридическими лицами существует с 2002 года - с момента, когда Федеральный Закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определил равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи в бумажном документе и установил основные «правила игры» в области обмена электронными документами. Но до настоящего времени потенциально очень удобный электронный документооборот в полной мере так и не вошел в практику российского бизнеса - до последнего времени в правовой базе имелись несколько «дыр». Одна из них - невозможность обеспечить юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами.
Реальным стартом электронного документооборота в России можно считать 23 мая 2012 года - в этот день вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 , который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок. 2 мая вступил в силу приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6-172@, который утверждает формы первичных документов ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). В отличие от счета-фактуры эти формы носят рекомендательный характер, при обмене документами компании могут использовать и отличные от рекомендованных формы. Но в этом случае такие электронные документы не могут быть приняты налоговыми органами к рассмотрению в качестве юридически значимых (например, для документальной проверки).
Более подробно о правовых основах обмена электронными документами рекомендуем прочитать в статьях на 1С:ИТС и на сайте its.1c.ru:
Именно сейчас многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.
В общем случае обмен электронными документами выглядит следующим образом (см. первую схему).
Сначала продавец в своей учетной системе создает документ. Затем - «подписывает» его своей электронной подписью с помощью специального криптографического программного обеспечения. Следующий шаг - загрузить подписанный электронный документ в программу оператора электронного документооборота и отправить контрагенту, который примет его в установленную у себя программу. Далее покупателю необходимо ввести полученный документ в свою учетную систему - для этого нужно либо определить соответствие между полученным документом и документом, заранее подготовленным в информационной системе, либо создать копию этого документа «с нуля». После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы - наиболее трудоемкие и некомфортные.
Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском». По сути это решение является частью конфигураций «1С:Предприятия 8» - оно встроено в «1С:Бухгалтерию 8», «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), «1С:Управление производственным предприятием 8» и другие наиболее массовые решения «1С». Внутренняя интеграция учетной системы и программы оператора позволила исключить основные технологические недостатки общей схемы - использовать электронный документооборот стало намного проще и удобнее (см. вторую схему на рисунке выше).
В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное - на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8». Таким образом, пользователь получает документ в привычном виде и сразу может принять к учету.
Отметим еще несколько преимуществ такой организации документооборота:
Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1С-Такском» необходимо выполнить несколько несложных шагов. Отметим, что для пользователей «1С:Предприятия 8», у которых оформлен договор 1С:ИТС, подключение к сервису бесплатное, входящие документы не тарифицируются и не оплачиваются.
1. Проверьте, обновлена ли программа до той версии и релиза, в которые включена возможность обмена (информация есть на сайте http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Для работы с электронными документами требуется платформа "1С:Предприятие 8" версии не ниже 8.2.15. Если номер версии/релиза вашей программы ниже требуемого - обновите программу. Это можно сделать самостоятельно, либо обратившись к партнеру «1С» или администратору системы.
2. Подключение сервиса происходит на основании заявки. Функциональность обмена уже есть в программе в «спящем» режиме. Чтобы ее активизировать нужно заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru .
3. После обработки заявки (обычно процедура занимает не более одного рабочего дня) в личном кабинете пользователю будет предоставлен Идентификатор участника обмена электронными документами .
4. Последний шаг к безбумажному общению с вашими контрагентами - настройка «1С:Предприятия 8».
Как выполнить такую настройку - подробно разберем на примере популярной программы «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11).
Сначала в разделе Администрирование отметим, что данная программа будет использовать обмен электронными документами - установим соответствующие «флажки».
После этого во всех формах документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна новая группа команд - , Отправить повторно и другие команды для быстрой работы с документами.
Напомним, что для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись. В данном случае подойдут любые сертификаты, которые выданы удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных центров ФНС России. Например, если ваша компания сдает отчетность в ФНС в электронном виде, то такой сертификат, безусловно, уже получен, и его можно смело использовать для организации обмена электронными документами. Если сертификата нет, получить его можно, к примеру, у регионального представителя компании "Такском" (http://www.taxcom.ru/about/regions).
Далее необходимо выполнить общую настройку криптографии и настройку сертификатов электронных подписей. Для заполнения формы Настройка криптографии (раздел Администрирование ) потребуются указать наименование и общие технические характеристики программного обеспечения, которое используется для работы с электронной подписью (криптопровайдер электронной подписи) - см. рис. 1. Для некоторых программ (например, для КриптоПро) эти технические характеристики могут быть заполнены автоматически.
Рис. 1
Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из «1С:Управление торговлей 8» и не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должна быть перенесена непосредственно в программу. Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат. В общем случае разработчики «1С» рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы (см. рис. 2).
Рис. 2
Для каждого сертификата (а по сути - для конкретного должностного лица, имеющего право подписи) следует указать список документов, которые он имеет право подписать - поэтому перечислим все виды документов на одноименной закладке (см. рис. 3).
Рис. 3
Следующий этап тоже выполняется в программе, он несложен технически, но потребует больше времени на реализацию. Речь идет о том, чтобы договориться со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами и другими документами в электронном виде. Напомним, что обмен электронными счетами-фактурами предусматривает обязательное участие в процессе третьей стороны - оператора электронного документооборота (в данном случае - компании «Такском»).
Список контрагентов, с которыми ваша компания планирует перейти на безбумажный документооборот, ведется в форме Соглашение с контрагентами об использовании электронных документов (через операторов ЭДО) . Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу же отправить приглашение к электронному взаимодействию.
Подробно о том, как заполнить соглашения, можно прочитать в разделе методической поддержки «1С:Предприятия 8» на сайте its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 и на 1С:ИТС.
Обратите внимание на Идентификатор организации. Это значение присваивает каждой организации оператор электронного документооборота. Если ваш контрагент примет приглашение к электронному документообороту, то от него поступит сообщение с указанием идентификатора, и поле формы будет заполнено автоматически. Изменится и статус контрагента - с Ожидаем согласия на Присоединен .
Не забывайте отреагировать и на поступающие приглашения от ваших партнеров - подтвердить свою готовность к электронному обмену можно с помощью команды Обновить статусы с сервиса .
На этом техническая подготовка закончена, и можно приступать непосредственно к обмену электронными документами. Как это выполняется в программе - рассмотрим на примере счетов-фактур.
Обратите внимание - в списке счетов-фактур теперь появятся две колонки, отображающие сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы. В первой колонке - состояние документооборота с нашей стороны (например, все выполнено или требуются действия ), во второй - состояние со стороны других участников (контрагента и оператора электронного документооборота). Пользователь видит, надо ему что-то делать или просто ожидать - см. рис. 4.
Рис. 4
В привычном режиме подготовим новый счет-фактуру. Программа подскажет, что требуются действия с нашей стороны - то есть нам следует подписать и отправить документ партнеру. Для этого выберем команду Сформировать, подписать и отправить из вновь созданного меню ЭД - см. рис. 5.
Рис. 5
При выборе этой команды программа автоматически подготовит электронный документ, подпишет электронной подписью (если есть право подписи) и поместит в очередь на отправку. Если у менеджера нет права подписи, то программа сначала перенаправит счет-фактуру на подпись ответственному лицу. С нашей стороны все действия выполнены, теперь ожидаем подтверждения о получении со стороны оператора и со стороны покупателя.
Теперь посмотрим на процесс с другой стороны - со стороны покупателя, которых получает новый счет-фактуру от своего партнера. Получив этот документ, программа автоматически создаст аналогичный документ в информационной базе «1С:Управления торговлей 8» (ред. 11). Далее работать с ним можно будет так же, как и с остальными счетами-фактурами.
В первое время, при привыкании к новому сервису, возможно пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде - как на бумаге. Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе. Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей, можно сохранить на диск - в этом случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные подписи в виде дополнительных файлов (см. рис. 6).
Рис. 6
«1С:Управление торговлей 8» (ред. 11) поддерживает защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется Произвольный электронный документ . По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись, направить документ в адрес контрагента и пр.
В программах системы «1С:Предприятия 8» имеется целый набор полезных сервисных функций, которые делают процесс движения электронных документов удобным, понятным и прозрачным даже для неопытных пользователей.
Для того чтобы начать обмен юридически значимыми первичными документами с контрагентами, необходимо внести изменения в учетную политику. Стоит предусмотреть возможность составлять и получать первичные документы в электронном виде, а также принимать данные документы к бухгалтерскому и налоговому учету.
Кроме того, на данный момент обязательным условием является заключение сторонами Соглашения об обмене электронными документами. Оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору.
В первом случае электронными документами можно обмениваться в рамках любого договора с контрагентом, во втором - только в рамках того договора, к которому заключено дополнительное соглашение. Соглашение может быть заключено на любой срок.
Соглашение об обмене электронными документами должно быть заключено в письменной форме. При этом законодательство позволяет и его заключить в электронном виде с использованием электронной подписи. Однако, во избежание недоразумений с контрагентом и придирок со стороны проверяющих органов, в данном случае лучше использовать бумажный вид.
В Соглашении об обмене электронными документами необходимо прописать:
Образец Соглашения об организации электронного взаимодействия размещен на сайте 1С:ИТС - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1
Рекомендуем пользователям не забыть обратиться к партнеру «1С», который обслуживает компанию по договору 1С:ИТС, и заключить с ним лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании «1С-Такском».
Напомним, что до 31 октября 2012 года действует специальное предложение для пользователей «1С:Предприятия 8», которые имеют действующий договор 1С:ИТС - возможность бесплатно отправлять до 1 000 комплектов документов в месяц (комплект может включать до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет). Свыше - стоимость отправки комплекта документов будет составлять 10 рублей.
В конце мая 2011 года Минфином сделан еще один шаг к внедрению электронного документооборота - появился приказ, который утвердил порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. Но для того, чтобы получить реальный экономический эффект от использования безбумажных технологий, важно перевести весь документооборот* в электронный вид. Фирма "1С" готова предоставить своим пользователям такие возможности.
НК РФ
ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).
Федеральный закон № 63-ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ
от 25.04.2011 № 50н
Необходимость перехода на безбумажные технологии назрела в экономике уже давно. Внедрение обмена электронного документами с контрагентаминесет в себе положительный экономический эффект: снижение затрат организаций на расходные материалы, на почтовые услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, персонал, аренду площадей для архива и т. д.), сокращение времени на обработку и обмен данными, сокращение количества ошибок, возможность оперативного поиска нужного документа в электронном архиве.
Теперь и государство многое делает в этом направлении. В 2002 году был принят закон «Об электронной цифровой подписи», которым установлена юридическая значимость электронных документов, подписанных ЭЦП. К сожалению, нормы этого закона не действовали на счета-фактуры, о чем была специальная норма в НК РФ . Теперь это ограничение снято.
Летом прошлого года в НК РФ были внесены изменения, предусматривающие возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде при взаимном согласии сторон сделки и наличии технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур (ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).
6 апреля 2011 года Президент РФ подписал Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новый закон направлен на устранение недостатков действующего Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также на расширение сферы использования электронных подписей.
И, наконец, 25 мая 2011 года приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» прошел регистрацию в Минюсте России (регистрационный номер 20860).
Порядок устанавливает, что выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через одного или нескольких, имеющих совместимые технические средства, операторов электронного документооборота. Обратите внимание на то, что применение электронных счетов-фактур допускается только по взаимному согласию сторон сделки. Таким образом, использование электронных документов является правом, а не обязанностью контрагентов. В Порядке прописано, какой день считать датой выставления и датой получения электронных счетов-фактур, регламентирована процедура внесения исправлений в них.
Порядок вступает в силу с момента его официального опубликования (п. 2 приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Фактически его можно применять после появления аккредитованных операторов электронного документооборота* и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).
Примечание:
* Порядок аккредитации фирм в качестве операторов электронного документооборота должна утвердить ФНС России. После аккредитации операторов с ними будет согласован, а затем поддержан в экономических программах фирмы "1С" соответствующий механизм обмена.
В экономических программах фирмы «1С» возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде будет реализована после утверждения указанных выше документов, форматов.
Внедрение электронных счетов-фактур послужило стимулом к максимально широкому использованию в электронном виде других документов бухгалтерского, налогового и финансового учета.
Уже сейчас в программе "1С:Управление торговлей 8" реализована возможность обмениваться документами, порядок обмена которыми законодательством не регулируется (например, счета, накладные, каталоги товаров, прайс-листы, заказы, в том числе документы в произвольной форме). Из программы возможен прямой обмен "Продавец - Покупатель" (по e-mail или общий файловый каталог на сервере).
При разработки механизма обмена электронными документами в "1С:Предприятии 8" стояла задача реализовать простой механизм настройки и обмена с максимально удобным интерфейсом. Документы подписываются электронно-цифровой подписью и отправляются получателю одним нажатием кнопки. Если участники обмена договариваются между собой о том, что не все пересылаемые документы обязаны быть юридически значимыми, то для отдельных видов документов можно не использовать ЭЦП.
Для удобства использования в систему встроена система подсказок (по шагам), которая сообщает пользователю о следующем необходимом действии в работе с электронным документом.
Для удобства пользователей в программе также реализованы:
В дальнейшем обмен электронными документами с контрагентами будет реализован в других решениях на платформе "1С:Предприятие 8".
В заключении еще раз отметим, что с внедрением обмена электронного документами с контрагентами появляется возможность повысить уровень качества обработки и обмена актуальной информацией, сократить количество ошибок, встречающихся при "ручном" вводе, а также снизить трудоемкость и время обработки документов.