Путькина Лидия Владимировна

кандидат технических наук, профессор кафедра информатики и математики, экономический факультет Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов Санкт-Петербург, Россия

Аннотация: В данной статье рассматриваются особенности внедрения системы электронного документооборота. В статье отмечается, что эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами. Процесс внедрения электронного документооборота можно разделить на восемь этапов. Одним из важных моментов является то обстоятельство, что после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного использования электронного документооборота на предприятии.

Ключевые слова: системы электронного документооборота, внедрение, эффективность, предприятие

Features of the implementation of the electronic document

PhD of technical science, professor Department of computer science and mathematics, faculty of Economics Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences Saint-Petersburg, Russia

Abstract: This article discusses the features of the introduction of electronic document management system. The article notes that the effectiveness of any organization depends on the efficiency of document processing, information distribution rate between the units of the organizational structure and contractors. The process of implementing the electronic document can be divided into eight stages. One of the highlights is the fact that after the successful completion of each of the eight stages of automation, the system implemented must be continually refined and improved. This is a major factor in the successful use of electronic document management in the enterprise.

Keywords: electronic document management system, implementation, efficiency, enterprise

В современном мире эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами, а также от надежности всей информационной составляющей в целом.

Именно поэтому в последнее время руководители многих предприятий все чаще ставят вопрос об усовершенствовании системы документооборота. Добиться данной задачи возможно с помощью его автоматизации.

На сегодняшний день автоматизированный документооборот не является новшеством. Часть организаций уже внедрила и пользуется системой электронного документооборота (СЭД). Однако большинство предприятий все еще оставляют документооборот в традиционной, бумажной форме.

Основной критерий при выборе формы делопроизводства - объем созданных и поступивших в организацию документов за определенный промежуток времени. Поэтому в компаниях, где структура департаментов является разветвленной и связана цепью различных документов, переход на электронный документооборот является очень важной задачей.

Чтобы сформировать точное представление о данном понятии, остановимся на нем подробнее. Электронный документооборот можно представить в виде единого механизма движения документов, которые созданы с использованием компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной цифровой подписью. При этом обрабатываются документы также с использованием электронных носителей.

В организации, где внедрена СЭД документ служит базовым инструментом управления. В подобных организациях нет просто приказов, поручений или решений. Есть документы, которые содержат эти самые решения, приказы и поручения. Таким образом, управление в организации полностью осуществляется через документы. Большинство задач, выполняющихся сотрудниками, также привязываются к документам.

СЭД может применяться в любой организации: как для небольшого предприятия, так и для огромного холдинга или корпорации с целой сетью филиалов. Некоторые компании начинают с автоматизации отдельных этапов документооборота, так как у СЭД имеется ряд существенных преимуществ:

1) Для начала следует отметить прозрачность бизнес-процессов. В электронной системе контроль над получением, исполнением и созданием документов осуществляется значительно проще и быстрее. С помощью этого руководство в любой момент может отслеживать бизнес-процессы организации.

2) Также с помощью электронного документооборота повышается исполнительская функция. Согласно статистическим данным значительная доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет руководителям осуществлять контроль за рабочими процессами, скоростью и качеством выполнения, а главное, за результатом работы.

3) Сокращается время на обработку и исполнение документов. С помощью электронного документооборота обеспечивается более быстрый поиск, создание, обработка и рассылка документов. Это достигается за счет автоматического составления сводок, реестров и отчетов, что в свою очередь, позволяет качественно и оперативно выполнять работу, и, как следствие, оптимизировать бизнес-процессы.

4) Повышается уровень конфиденциальности информации. У каждого сотрудника имеется та степень доступа и управления документами компании, которая соответствует с его полномочиями. Например, сотрудник может иметь право на чтение документа, может иметь возможность редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, также это могут быть полные права. Каждое действие протоколируется в компьютерной системе. А это означает, что в любой момент есть возможность посмотреть, кто из сотрудников вносил изменения в данные, работал с ними.

Для многих организаций проблема конфиденциальности информации является очень острой. Утрата каких-либо важных документов может повлечь миллионные убытки. В этом плане бумажные документы подвержены гораздо большему риску, так как они без проблем могут быть изъяты из папки, а вся информация будет передана на сторону. Внедрив в компании систему электронного документооборота, исключить полную утечку информации может и не удастся. Однако в данном случае будет возможность посмотреть, кто именно из работников и в какой момент пользовался этими документами.

5) С помощью СЭД оптимизируется схема обучения новых сотрудников, а также внедрения новых процессов в компании. Введение в работу новых положений и инструкций с использованием электронного документооборота происходит намного быстрее, чем отдельное информирование каждого сотрудника и его ознакомление с бумажными документами.

6) Повышается уровень корпоративной культуры. СЭД создает единое информационное пространство, в котором задействованы все или большинство структур компании. Это в свою очередь создает возможность вовлекать в корпоративные процессы практически каждого сотрудника.

7) При переходе компании на электронный документооборот решается проблема с адаптацией новых изменений на рынке международных стандартов. В случае появления таковых, организация, которая использует СЭД, может оперативно внести изменения под новый шаблон, повысив тем самым уровень своей конкурентоспособности на рынке.

Однако этот метод усовершенствования работы предприятия наравне с плюсами также имеет и свои недостатки.

Во-первых, серьезной проблемой является сохранность документов. В компьютер может проникнуть вирус, система сохранения документов может не сработать. Данная проблема может быть решена с помощью создания системы резервирования.

Еще одним возможным минусом внедрения СЭД может стать консервативность сотрудников, которые будут заняты в системе. При переходе на автоматизированный документооборот не всегда получается избежать и предупредить недовольство среди сотрудников, которые привыкли к ручному труду и обладают неполными знаниями об электронном документообороте.

Также система электронного документооборота придает большое значение грамотному вводу данных. В данном случае особенно важен человечески фактор, так как бесперебойное функционирование системы в дальнейшем будет зависеть от квалификации и качества работы персонала.

На этапе покупки и внедрения системы электронного документооборота руководство компании должно быть готово к финансовым затратам. Хотя в последствии данные затраты как правило компенсируются за счет сокращения затрат на работу с документацией и оптимизации бизнес-процессов.

Обмен электронными документами возможен далеко не со всеми контрагентами. Причиной этому является отсутствие единого информационного пространства. Вследствие чего многие компании вынуждены параллельно вести как бумажный, так и электронный обмен документами. Очевидным остается факт, что пересылка актов и договоров электронным способом значительно упростили бы работу между заказчиком и клиентом в любом сегменте рынка.

Обязательный реквизит большинства документов, который придает им юридическую силу – это личная подпись. Юридическую силу электронного документа обычно подтверждают электронной подписью, которая, согласно 63-ФЗ может быть трех видов:

1) Простая электронная подпись. Данный вид подписи создают с использованием паролей, кодов и прочих инструментов, которые идентифицируют автора подписанного документа. Криптографическая электронная подпись в данном случае не используется.

2) Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания этого вида подписи используются криптографические средства, что, в свою очередь, позволяет определить автора документа. Усиленная неквалифицированная подпись часто выступает аналогом документа с печатью.

3) Усиленная квалифицированная подпись может заменять бумажную документацию во всех случаях. Исключением служит ситуация где на законодательном уровне требуется наличие только документ на бумаге.

На сегодняшний день большая часть государств считает равноправными как бумажные документы с обычной подписью, так и электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.

Переход организации с бумажного документооборота на электронный должен быть грамотным и хорошо продуманным, так как от этого шага зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Чаще всего инициатором автоматизации процессов движения документов на предприятии выступает Генеральный Директор. Заинтересованность руководства в переходе на безбумажный документооборот играет большую роль, так как от этого во многом зависит успех данного проекта.

Обычно саму автоматизацию условно разделяют на две части: непосредственно процесс и отчет, то есть контроль за работой готового продукта.

Если стоит задача не только внедрить электронный документооборот, но и преобразовать бизнес-процессы, то техническое задание необходимо формулировать вместе с менеджерами, которые ответственны за эти процессы. Только в случае привлечения их в союзники получится создать успешную версию электронного документооборота.

Процесс автоматизации можно разделить на несколько ключевых этапов:

Этап 1. Техническое задание. Для начала руководители проекта должны определиться с задачами, которые должны выполнять будущая система. Четко сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на втором этапе.

Этап 2. Выбор IT-решения. Для предприятия с небольшим документооборотом может быть достаточно использования электронной базы данных, например Access или Excel. То есть предприятиям небольшого масштаба не всегда обязательно заниматься глобальной перестройкой документооборота.

Руководители крупных предприятий, которые имеют региональные подразделения, желающие автоматизировать документооборот, напротив – должны быть готовы к дорогостоящему и долгому внедрению.

Этап 3. Описание бизнес-процессов. Перед началом внедрения документооборота необходимо изучить существующие в настоящее время бизнес-процессы предприятия. Именно на этом этапе ведущая роль отдается начальникам отделов, которые задействованы в автоматизации. Их основная задача - помочь описать путь документов и составить пошаговое протекание бизнес-процессов.

Этап 4. На данном этапе составляются сметы, календарные графики, списки необходимых ресурсов, разрабатывается общий план работ. При этом необходимо учитывать все существующие плюсы и минусы, которые появятся после автоматизации документооборота.

Этап 5. Реализация. На этом этапе происходит непосредственное внедрение электронного документооборота. Длительность этапа напрямую зависит от сложности структуры организации и бизнес-процессов, которые протекают в ней. Контроль и координация работ осуществляется руководителем проекта.

Этап 6. Завершение. На данном этапе происходит тестирование программы. Очень часто при тестировании выявляются пробелы автоматизации. Этот этап важен тем, что на нем еще есть возможность оперативно устранить возникшие проблемы.

Этап 7. Ввод проекта в эксплуатацию. Это может быть один из способов реализации, который применяется в начале использования системы:

Параллельная стратегия, то есть работа ведется по старой системе, но одновременно используются новые технологии. В процесс две системы – старая и новая постоянно сравниваются и как следствие, новая система постепенно адаптируется. Однако вследствие дублирования данных такой подход является наиболее затратным в трудовом и временном отношении.

Скачок – переход на использование новой системы производится моментально, то есть переходный процесс отсутствует. Данный метод является эффективным, однако, очень рискованным.

Запуск пилотного проекта – скачок происходит на одном участке. Данный подход отличается надежностью.

Последовательная автоматизация. Внедрение начинается с наиболее узких мест и постепенно в процессе начинают участвовать новые участки. При выборе такого подхода, как правило, затрачивается много времени, однако при этом отдача видна практически сразу.

На данном этапе, независимо от выбранной стратегии могут возникнуть сложности, связанные с консерватизмом сотрудников. Однако при грамотном подходе вероятность рисков можно значительно снизить.

Этап 8. Контроль за использованием системы. Основная цель на данном этапе - добиться постепенного использования программы на полную мощность. То есть программа должна стать реальным средством документооборота, а не оставаться набором файлов.

Еще одним важным моментом является то обстоятельство, что даже после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного использования электронного документооборота на предприятии.

Дальнейшее сопровождение системы обязательно должно включать в себя:

Поддержку системы в рабочем состоянии. Она может заключаться в консультативной помощи пользователям, устранении возникающих ошибок, резервном копировании данных;

Внесение коррективов в справочники системы, исходя из текущих изменений в организации;

Отслеживание изменений в законодательстве;

Изменение настроек в системе под новые требования работников.

Список литературы:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Time constant of innovation effects doubling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – № 6 - 36. – Pp. 307-312.

2. Галстян А. Ш., Шиянова А. А., Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Верификация экономико-математической модели инновационного развития связи и инфотелекоммуникаций России // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. – 2015. – № 3 (48). – С. 78-84.

3. Горячева Е. А., Минаков В. Ф., Барабанова М. И. Модель управления ликвидностью при контроле Банком России в режиме реального времени // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2013. – № 4. – С. 178-183.

4. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 11 (23). – с. 32.

5. Минаков В. Ф.. – 2016. – № 3 (27). – С. 30.

6. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 7 (19). – С. 31.

7. Минаков В. Ф. Производственная волновая функция // Международный научно-исследовательский журнал =Research Journal of International Studies. – 2014. – № 10-1 (29). – С. 22-25.

8. Минаков В. Ф. Производственная функция в логистических потоках // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – С. 55-58.

9. Минаков В. Ф. Различия и сходства в периодизации теории поколений // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 12-2 (31). – С. 122-124.

10. Минаков В. Ф. Ценовая эластичность спроса и предложения качества // Информационные технологии в бизнесе. Сборник научных статей 8-й международной научной конференции. – Санкт-Петербург. Издательство «Инфо-да». – 2013. – С. 51-60.

11. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 2 (14). – С. 5.

12. Минаков В. Ф., Лобанов О. С., Остроумов А. А. Развертывание облачной инфраструктуры в региональном информационном пространстве // Научное обозрение. – 2014. – № 11. – С. 103-106.

13. Минаков В. Ф., Малышенко А. В. Декомпозиция инновационных процессов в вузе // Наука. Инновации. Технологии. – 2004. – № 36. – С. 12–15.

14. Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Информационное общество и проблемы прикладной информатики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – С. 69-70.

15. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 6 (30). – С. 37.

16. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 4 (28). – С. 17.

17. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 5 (29). – С. 36.

18. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 1 (25). – С. 13.

19. Минакова Т. Е., Минаков В. Ф. Энергосбережение – мультипликатор эффективности экономики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2013. – № 11-2 (18). – С. 60-61.

20. Путькина Л. В. Динамика концепции развития предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

21. Путькина Л. В. Особенности инновационных предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

22. Путькина Л. В. Проектирование интеллектуальных систем в экономике. Статья в открытом архиве № 0321400431 30.07.2014

23. Путькина Л.В. Концепция процессного подхода в управлении // В мире научных открытий. 2015.№11.7(71). С.2759-2765.

24. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

25. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/24/3125/

26. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/22/2975/

27. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 07 (031) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

28. Путькина Л.В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Электронный научно-практический журнал сайт. – 2016.– No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

29. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/22/2976/

30. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

31. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 03 (027) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/27/3343/

32. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

33. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/24/3070/

34. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 02 (026) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/26/3226/

35. Шиянова А. А., Галстян А. Ш., Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Математическое моделирование макроэкономических трендов развития страхового бизнеса // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 4. – С. 436.

Для краткого обзора существующих на российском рынке систем электронного документооборота были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, не рассматриваются.

Ниже рассмотрены некоторые СЭД, функциональность, преимущества и недостатки каждой из них. Далее на основе данного материала будет составлена таблица сравнения рассмотренных программных продуктов по ключевым функциям и приведены их оценки.

«DocsVision»

Система «DocsVision» - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Разработчик - «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Разрабатывается с 1998 года.

Функции:

- автоматизация управления предприятием;

- поддержка процессного подхода в организации управления;

- автоматизация систем менеджмента качества;

- автоматизация процессов согласования и утверждения документов;

- средства контроля исполнения документов и заданий;

- маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;

- управление процессами обработки документов;

- организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;

- автоматизация канцелярии;

- создание электронного архива документов.

Преимущества:

- возможность развития функционала;

- унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;

- единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования;

- централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;

Возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;

- унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;

- тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;

Единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);

Средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);

- WEB доступ ко всем функциям системы;

- единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.

Недостатки:

Отсутствие проверки документов на дублирование при регистрации;

Отсутствие возможности регистрации документа на основании существующего;

Отсутствие обеспечения учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве;

Существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы.

«Мотив»

«Мотив» - это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет. Подача информации в системе построена на нескольких простых для освоения понятиях - таких как Проект, Задача, Действие, Сотрудник, Отчет и т.д. Разработчик - «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года.

Функции:

Создание единого информационного пространства компании;

Организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

Возможность коллективной работы над проектами;

Возможность управления большим количеством задач и поручений;

Контроль над занятостью персонала;

Управление большим объемом документов;

Обеспечение конфиденциальности информации;

Быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

Ведение архивов проектов, задач и документов.

Преимущества:

Преднамеренное упрощение объектной модели системы, что способствует ее успешному внедрению и позволяет уменьшить затраты времени и средств на обучение персонала;

Объединение функционала нескольких классов систем управления;

Работа с различными интерфейсами;

Возможность самостоятельного внедрения;

Широкие возможности интеграции;

Для администрирования системы не требуется каких-либо специальных навыков;

Понятный функционал.

Недостатки:

- отсутствие шаблонов создаваемых документов;

- отсутствие возможности регистрации документов со сканера;

- отсутствие совместимости с ПО, обеспечивающим распознавание образов документов;

- отсутствие ведения истории работы с документом;

Отсутствие возможности организации работы в режиме off-line;

Отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

Отсутствие ведения отдельной архивной базы документов;

Отсутствие учета места хранения оригинальных документов.

«Directum»

Система «Directum» представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. Разработчик - «Directum». На рынке с 2003 года. «Directum» поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

Управление электронными документами;

Управление деловыми процессами;

Управление договорами;

Управление совещаниями;

Управление взаимодействием с клиентами;

Канцелярия;

Обращения граждан и организаций;

Управление показателями эффективности.

Преимущества:

Реализация полноценной системы управления электронными документами и деловыми процессами (поддержка всего жизненного цикла управления документами и работами);

Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства;

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП);

Простые принципы работы с системой для пользователя, знакомого с электронной почтой и файловой системой;

Наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка;

Легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов;

Возможность организации территориально-распределенной работы, в том числе в режиме off-line;

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера);

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами;

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов;

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Недостатки:

Зависимость от платформ Microsoft;

Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач;

Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии;

- отсутствие возможности создания документа на основе существующего;

- отсутствие проверки на дублирование при регистрации;

- отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

- отсутствие возможности построения отчетов по результатам поиска;

Необходимость внедрения дорогостоящей инфраструктуры.

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Разработчик - «Cognititve Technologies». Существует на рынке с 1997 года. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Автоматизация регистрации документов и заданий;

Обеспечение эффективного взаимодействия сотрудников в рамках работ по документам;

Осуществление мгновенного поиска информации;

Контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;

Возможность проведения мониторинга состояния выполняемых процессов и анализа загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

Организация долговременного хранения документов организации;

Обеспечение разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Преимущества:

К основным преимуществам разработчики относят возможность использования системы как коробочное, так и проектное решение;

Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки;

Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000;

Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»);

Наличие в системе встроенного генератора отчётов;

Технология морфологического анализа текста;

Возможность работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира;

Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи;

Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;

Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование.

Недостатки:

Отсутствие встроенных средств просмотра прикрепленных файлов;

Отсутствие работы с документами в режиме off-line;

Отсутствие выдачи задач на группу;

Ориентация на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;

Достаточно плохо организованная работа с большими объемами хранения;

Несовершенная работа с номенклатурой дел;

Несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (нет учета рассылки бумажных документов).

В таблице 2.1 представлены оценки функциональных возможностей каждой СЭД по обобщенным критериям.

Данные критерии были разработаны и оценены в статье Рейнгольда Леонида Александровича специалиста по информационным технологиям, кандидата технических наук, посвященной обзору систем электронного документооборота.

Для подсчета каждого обобщенного критерия Рейнгольдом Л.А. было выбрано множество частных критериев. В таблице 2.1 значение последнего столбца соответствует количеству частных критериев, участвующих в оценке.

Таблица 2.1 - Оценка функциональных возможностей СЭД

Итоговая оценка функциональных возможностей	Directum	DocsVision	ЕВФРАТ-Документооборот	Мотив	Максимально возможный балл по критерию
Регистрация и ввод документов	9,5	10,5	13,5	6,5
Работа с документами	15,5	16,5		10,5
Управление потоками работ и контроль			12,5
Поиск и анализ информации		9,5	9,5	6,5
Информационная безопасность	12,5	13,5		11,5
Поддержка бумажного документооборота
Стандартные средства настройки				5,5
ИТОГО	70,5		80,5	51,5

Как видно из таблицы 2.1, некоторые из выше рассмотренных систем электронного документооборота заслуживают достаточно высокой оценки. Но параллельно с этим резко возрастает стоимость продукта. Некоторым компаниям с небольшой циркуляцией документооборота большинство из функциональных возможностей рассмотренных СЭД не нужно, им нужны минимальные функциональные характеристики, необходимые именно их компании, за минимальную стоимость. Кроме того, у многих компаний уже есть СУБД, поэтому некоторые СЭД, без возможности работы с данной СУБД, исключаются из рассмотрения.

«Программа автоматизации документооборота в коммерческой фирме “Реклама Плюс”» разрабатывается с использованием имеющейся у фирмы СУБД Microsoft SQL Server 2008.

Преимуществами программы являются:

По требованию заказчика программа будет иметь только необходимый функционал, поэтому резко снижается стоимость покупки данного программного продукта, при этом сохраняя все требования заказчика;

Программа будет иметь удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, учитывающий существование специфических документов в данной фирме;

- возможность дальнейшего развития функционала программы;

Отсутствие необходимости в приобретении дополнительных модулей, программа содержит весь необходимый заказчику функционал;

Легкое администрирование за счет использования распространенной платформы MS SQL Server 2008.

Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Обзор СЭД, представленных на российском рынке

Оценка экономической эффективности применения СЭД
в ООО «Сенатор

Внедрение системы электронногодокументооборота в управляющей компании холдинга

ГЛАВА II. Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Оценка качества внедрения системы электронного документооборота в организациях

ГЛАВА I. Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Внедрение электронного документооборота в судах

Минюстом РФ разрабатывается проект поправок в Кодексы, прописывающий правила и порядок применения в судопроизводстве электронного документооборота. Их действие может вступить в силу в 2016 году.

Нормы законопроекта позволят участникам процесса использовать для обмена документами сеть Интернет, по которой можно будет направлять официальные бумаги в суд, в прокуратуру и следователю.

Заявления, ходатайства, жалобы, представления и другие виды документов направляются в суд в формате электронного документа. Для этого на официальном сайте соответствующего органа необходимо будет заполнить нужную электронную форму, а затем подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Судебные органы, в свою очередь, также могут предоставить постановления, приговоры, жалобы и т.д. по телекоммуникационным каналам связи. Письменные доказательства можно также пересылать в электронном виде, а вот на составляющие государственную тайну сведения такой порядок не распространяется.

Комплексное внедрение системы электронного документооборота

Система электронного документооборота является многофункциональным программно-техническим комплексом для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами и может охватывать как отдельные, так и все бизнес-процессы организации:

• организационно-распорядительный документооборот и делопроизводство
• договорной и финансовый документооборот
• кадровый документооборот
• проектно-конструкторский и проектно-сметный документооборот
• управление проектами
• управление заявками на тех. присоединение
• управление конкурсной документацией
• процессы подготовки, сбора, хранения и публикации корпоративной отчетности
• внешний и внутренний маркетинг
• и др.

Таким образом,ECM может охватывать обработку самой различной документации: приказы, распоряжения, указания, входящая и исходящая корреспонденция, поручения, протоколы и выписки из протоколов, договоры, дополнительные соглашения и акты, приказы об обучении и командировании; техническая и нормативная документация; кадровые, тендерные, учетные документы, аудио-, видео контент, графические файлы и др.

Documentum:

• Хранение и управление любым содержанием
• Поддержка и управление всеми этапами жизненного цикла документов
• Контроль сроков и качества исполнения документов и поручений
• Обеспечение защиты и конфиденциальности информации
• Обеспечение возможности совместной работы над документами
• Возможность распределенной работы
• Широкие средства поиска необходимых документов
• Интеграция со смежными КИС компании

Возможности СЭД:

Автоматизированное делопроизводство и управление документами:

• создание документов ("с нуля", из шаблона, импорт документов)
• коллективная работа, рецензирование
• проверка оформления
• согласование / утверждение /подписание
• регистрация документов
• рассылка документов
• наложение резолюций, формирование поручений, как связанных, так и не связанных с документом
• исполнение резолюций и поручений, отчеты об исполнении
• контроль исполнения сроков и качества резолюций и поручений
• поддержка юридически значимого документооборота с использованием ЭЦП
• перевод на архивное хранение документов в соответствии с регламентом

Сервисные функции:

• атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
• поддержка связи между документами
• сохранение всех версий документов;
• поддержка механизма делегирования полномочий
• формирование пользователем "личных папок"
• настройка интерфейсных "окон" в соответствии с предпочтениями пользователя
• формирование задач и уведомлений
• формирование статистических отчетов
• журналирование работы с документами в системе
• аудит всех действий в системе

Технологические возможности:

• защита информации, разграничение прав доступа
• гибкая настройка бизнес-процессов и прав доступа
• интеграция и обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов
• поддержка многофилиальной работы
• поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы
• "мобильный офис" для удаленной работы пользователей

Внедрение системы электронного документооборота в организации позволит:

• Сократить или исключить бумажный документооборот
• Создать единое хранилище документов организации
• Сократить время на обработку документов
• Обеспечить контроль исполнения поручений, прозрачность бизнес-процессов и повысить уровень исполнительской дисциплины
• Стандартизировать и регламентировать бизнес-процессы
• Исключить дублирование документов
• Обеспечить безопасность хранения документов
• Своевременно доставлять документы исполнителям (отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени)
• Обеспечить удаленный защищенный доступ к документам
• Сократить время поиска необходимых документов
• Снизить расходы на хранение бумажных документов
• Сократить транзакционные издержки

Решения компании TOPS Consulting по автоматизации документооборота дают возможность организациям управлять всеми аспектами жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Обеспечивается поддержка полного цикла работы с документом: создание документа, коллективная разработка и рецензирование, проверка оформления, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, выдача поручений, исполнение и контроль исполнения резолюций, перевод документа в архив и его хранение в соответствии с установленным регламентом.

В рамках комплексного внедрения системы документооборота компания TOPS Consulting осуществляет работы по:

• автоматизации всех требуемых бизнес-процессов организации
• созданию электронного архива организации
• обеспечению потокового ввода документов в систему или архив
• интеграции с используемыми в организации бизнес-приложениями (ERP (SAP, Oracle, Axapta), СRM, другие СЭД, EAM, электронные площадки и др.)
• созданию распределенной системы электронного документооборота для территориально-распределенных организаций
• внедрению ЭЦП и систем дополнительной защиты информации
• внедрению системы статистической отчетности по документообороту

Комплексное внедрение системы электронного документооборота в организации обеспечивает всеобъемлющую инфраструктуру для консолидации, интеграции и управления всеми типами информации.

Комплексное внедрение СЭД в организации означает переход на новые (безбумажные) методы работы, что затрагивает практически всех сотрудников.

Естественно, что это - непростое дело, требующее определенных знаний и опыта.

Если выполнять эту работу своими силами, то получится дешевле, но сложно гарантировать сроки выполнения проекта. Опытная команда внедрения выполнит эту работу надежнее и быстрее. В любом случае без команды внедрения не обойтись - будут ли это собственные специалисты или сторонние компании.

В процессе внедрения не стоит полагаться только на ИТ-специалистов. Например, один из этапов внедрения «Построение бизнес-процессов» - это задача управляющего делами, директора по развитию, а не ИТ-специалиста. Поэтому перед внедрением СЭД своими силами организация должна быть готова к тому, чтобы иметь в штате необходимое количество специалистов различного профиля.

Определим основные требования к составу команды внедрения.

1. Руководитель-аналитик - отслеживает все бизнес-процессы организации, может на них влиять, представляет себе, как должна работать организация в СЭД.

2. Организатор внедрения (менеджер проекта) - следит за ходом проекта, планирует работы, стимулирует персонал, принимает административные меры.

3. Обученные специалисты по системе (ИТ и предметники) - детализируют ход работы, настраивают систему и обучают всех остальных пользователей, пишут инструкции, положения и пр.

Если такая команда существует в организации, шанс внедрить систему своими силами существует. В ином случае следует нанимать стороннюю команду внедрения поставщика или его партнера.

Сторонняя команда внедрения разрабатывает проект внедрения, инструкции пользователям системы, адаптирует систему под конкретную организацию, проводит организационные собрания.

Этот вариант, без сомнения, дороже самостоятельного внедрения, но он обеспечивает внедрение системы качественно и в заданные сроки. Поэтому при выборе сторонней команды следует убедиться в профессиональных навыках и опыте этих специалистов. Для этого необходимо оценить уже выполненные ими проекты.

Этапы технологии внедрения

Технология внедрения обеспечивает больше половины успеха. Поэтому при выборе компании-внедренца следует внимательно изучить ее технологию внедрения и оценить контрольные точки - критерии качества внедрения на промежуточных этапах. Наличие и количество контрольных точек могут служить показателем зрелости технологии.

Рассмотрим их особенности для внедрения СЭД.

1. Обследование организации. Выделяются основные документы организации и основные бизнес-процессы, по которым будет проводиться исследование. Поэтому до начала работ определяются порядок внедрения, отделы, которые будут охвачены исследованием исходя из их участия в бизнес-процессах. Сроки исследования от 2 до 4 недель для разработки проекта.

2. Обучение персонала. Как показывает опыт, при внедрении СЭД необходимо обучить, как минимум, 30% сотрудников. Это связано с количеством охватываемых сотрудников. Невозможно закрепить за каждым сотрудником консультанта, поэтому сотрудники должны уметь консультировать друг друга, каждый третий должен уметь объяснить коллегам, что и как сделать в той или иной ситуации.

Экономия денег и времени на этом этапе приведет к увеличению расходов на проведение опытной эксплуатации и срыву ее сроков. На обучение надо закладывать больше времени в графике внедрения с учетом того, что необходимо обучить большое количество персонала.

3. Разработка инструкций - крайне важный этап. До начала работ каждый сотрудник должен получить инструкцию по работе в системе, это позволит снять недоверие к системе и объяснить основные моменты работы в системе ЭДО.

4. Опытная эксплуатация - этап, который позволит оценить готовность организации к промышленной эксплуатации системы.

И все же, несмотря на большую трудоемкость процесса, существуют много примеров успешного и эффективного внедрения СЭД.

Представлен список вопросов, целей и результатов обследования процессов, алгоритм анализа, описание в виде понятных схем, рекомендации по разработке функциональных требований к системе, содержание проектных документов

Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД.

В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Предпроектное обследование

С точки зрения консалтинговой компании, предлагающей на рынке свои услуги по консалтингу и внедрению СЭД, т.е. внедрение СЭД для аналитика является внешним проектом, предпроектное обследование рассматривается как часть методологии продаж (как одна из фаз «пред-продажи»). Однако большинство работ этой стадии выполняется аналитиком, также как и на стадии анализа, предусмотренной методологией внедрений. По этой причине, предпроектное обследование рассматривается и как часть методологии внедрения.

Проведение предпроектного обследования может быть полезно и для аналитиков, выполняющих работы по внедрению СЭД в качестве внутреннего проекта предприятия (организации), т.е. аналитик является сотрудником компании, где проводится внедрение СЭД.

Cхема результатов проведения предпроектного обследования

Целями предпроектного обследования являются:

• получение общей информации об объекте внедрения СЭД;
• определение целей внедрения;
• определение общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
• определение общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
• определение основных пользователей (делопроизводителей, руководителей и т.п.);
• определение общего уровня сложности потенциального проекта;
• оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
• сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения [если работу проводит внешняя по отношению к объекту внедрения компания] .

С целью получения необходимой информации о проекте проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей).

Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить первичную информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

В результате проведения предпроектного обследования осуществляется:

• оценка объема работ, необходимых для внедрения СЭД;
• подготовка отчета о проведенном предпроектном обследовании;
• подготовка и демонстрация прототипа решения (если необходимо);
• подготовка Коммерческого предложения.

1. Цели и задачи внедрения СЭД;
2. Границы проекта по внедрению СЭД;
3. Другая полученная информация.

После проведения предпроектного обследования становится возможным оценить объем аналитической и технической работ, которые потребуется провести, а также то, какие результаты должны быть достигнуты.

В результате разрабатывается документ, содержащий описание основных требований к СЭД, границы проекта и другую выявленную информацию. Если информационное обследование проводит внешняя по отношению к Заказчику организация, также подготавливается прототип решения для демонстрации Заказчику (если необходимо) и коммерческое предложение.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, Руководитель проекта (РП) составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта.

На данном этапе также может проходить выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

Информационное обследование и анализ

Используя результаты Предпроектного обследования в качестве отправной точки, в ходе Информационного обследования уточняется полученная ранее информация, исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» – «как есть»), предлагаются будущие, оптимизированные бизнес-процессы («to be» – «как должно быть»), а также описываются все необходимые модификации в системе для поддержки этих бизнес-процессов и интерфейсы СЭД.

Cхема результатов проведения информационного обследования

Целями информационного обследования являются:

• изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
• разработка технического задания (ТЗ);
• разработка рекомендаций по реинженирингу (оптимизации) документопотоков и организации документооборота и делопроизводства.

Целью этого этапа является выявление требований Заказчика к результатам внедрения, поэтому необходима тесная совместная работа Заказчика, основных пользователей и Аналитика на протяжении всей фазы информационного обследования и анализа. Обычно Информационное обследование является следующим шагом после Предпроектного обследования, и предполагает подробное изучение всех областей бизнеса, которые будут затронуты в ходе проекта, а не просто идентифицирует основные функциональные области и жизненно необходимые приложения ("killer applications"), как это делается на этапе Предпроектного обследования.

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (Заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне.

Примерные вопросы Анкеты, ответы на которые позволят получить информацию от Заказчика и будущих пользователей СЭД, представлены в разделе «Вопросы для анкет и интервью».

Результаты работы находят отражение в документе "Функциональные требования" (ФТ) или Отчете, или техническом задании (в зависимости от сложности проекта).

Итоговый документ должен содержать:

1. Функциональные требования к СЭД;
2. Описание интерфейсов СЭД;
3. Описание бизнес-процессов;
4. Рекомендации по реинженирингу (оптимизации) документооборота;
5. Другая информация, полученная в ходе обследования и анализа.

В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятом решении о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации.

После определения целей, задач, границ проекта по внедрению СЭД начинаются работы по разработке и внедрению автоматизированной системы электронного документооборота.

С целью эффективной автоматизации работы с документами рекомендуется:

1. Составить список существующих видов документов в организации
2. Сделать обследование каждого вида документа (см. ниже)*
3. Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто, какие виды документов создает)
4. Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто, какие виды документов; условия, при которых необходима виза, подпись)
5. На основе этих списков составить общий маршрут прохождения документов с условиями прохождения – алгоритм (Оперограмма или Схема графического документооборота)
6. Определить необходимые отчетные документы (отчеты): условия создания отчетов и их формы
7. Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить сроки, формы уведомления, форму контрольной карточки, условия снятия с контроля)
8. На основе обследований составить Инструкцию по ДОУ при необходимости
9. Составить Номенклатуру дел (с указанием сроков хранения и принципов формирования дел) при необходимости
10. Составить список , где отражен механизм доступов к различным видам документов (в зависимости от должности)

Обследование каждого вида документа:

• описать технологию документирования (составления): совокупность реквизитов, их расположение, способы заполнения (при необходимости);
• описать формы регистрационно-контрольных карточек (РКК): набор и расположение полей в карточке;
• показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.);
• показать схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.;
• описать способ регистрации, коды, которые присваиваются различным видам документов

Вопросы для анкет и интервью

Здесь перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервью пользователей при проведении обследования объекта внедрения СЭД. Вопросы являются рекомендательными. Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому Аналитик должен проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

Потребности в автоматизации процесса управления документами:
1. Каковы долгосрочные и краткосрочные цели внедрения системы?
2. Каковые основные критерии успеха проекта внедрения системы документооборота?
3. В какие сроки желательно выполнить внедрение системы? Чем обусловлены данные сроки?
4. Кто является основным инициатором проекта: в интересах какого подразделения или руководителя (руководителей) планируется провести внедрение системы?
5. Кто является основными заказчиками СЭД (какие подразделения) и основными участниками СЭД?
6. При внедрении системы планируется полный или частичный переход на безбумажную технологию делопроизводства и документооборота? Опишите, как Вы это видите.
7. Планируется ли использование систем криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (СКЗИ и ЭЦП)? Если ДА, то укажите название или тип приоритетных систем.
8. Обработку, каких типов документов, форматов и видов планируется автоматизировать средствами системы?
8.1. Кратко опишите основные параметры каждого из них, укажите отличия.
8.2. Укажите приоритеты
9. Сколько рабочих мест планируется установить сразу?
10. Сколько рабочих мест планируется подключить к системе в итоге (вообще)?
11. В каких подразделениях планируется внедрение СЭД?
12. Опишите основные функциональные обязанности подразделений – основных участников СЭД.

Организационные вопросы:
13. Есть ли технические специалисты, которые будут вести проект от Заказчика?
14. Есть ли специалисты по ДОУ, которые будут вести проект от Заказчика?

Вопросы по ДОУ:
15. Существуют ли утвержденные положения, инструкции, регламенты или иные нормативные документы, регламентирующие работу с документами (описания правил делопроизводства и документооборота)?
15.1. Насколько они проработаны и актуальны?
15.2. Планируется ли их изменение?
15.3. Если существуют такие документы, просим их предоставить для анализа
16. Если таких правил (положений, инструкций, методик) нет или они не являются актуальными, необходимо ли провести обследование, описание и оптимизацию существующих процессов?
16.1. Есть ли понимание о необходимости и своевременности таких действий?
16.2. Или планируется провести автоматизацию процессов «как есть»?
16.3. Если будет проводиться обследование и оптимизация, то определите области обследования, цели и критерии оптимизации.
17. Каким образом ведется делопроизводство?
17.1. Централизованно;
17.2. Децентрализованно;
17.3. Смешанно.
18. Какое подразделение или кто из сотрудников несет ответственность за работу с документами?
19. Кто в компании организует работу с документами (какое подразделение)?
20. Какие функции (процессы, работы) необходимо автоматизировать для указанных видов документов? Опишите их (кратко)
21. Какой примерный объем документооборота в год/месяц по каждому указанному виду документов?
22. Перечислите виды документов, по которым используются бланки и шаблоны, работу с которыми планируется автоматизировать?
23. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов? Опишите их структуру, правила заполнения, правила формирования регистрационных номеров.
24. Какие документы требуют дополнительного контроля? Опишите их характеристики и требования по контролю.
25. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
26. Виды работ, производимые над каждым типом документа. Изменения, происходящие с документом в ходе бизнес-процесса.
27. Опишите должностные обязанности по обработке документов сотрудников – участников документооборота.
28. Опишите существующую технологию работы с документами в организации, подразделении:
28.1. порядок экспедиционной обработки и регистрации входящих документов;
28.2. порядок рассмотрения руководством входящих документов и выдачи резолюции;
28.3. структура резолюции;
28.4. порядок постановки документов на контроль;
28.5. виды контроля;
28.6. сроки исполнения;
28.7. перечень документов, ход исполнения которых подлежит контролю;
28.8. технология контроля исполнения документов;
28.9. порядок учета документов, поступивших на исполнение, в структурных подразделениях;
28.10. порядок снятия документов с контроля;
28.11. порядок рассмотрения проектов документов руководством, их согласования различными подразделениями и утверждения;
28.12. порядок регистрации и экспедиционной обработки исходящих документов;
28.13. порядок разработки внутренних документов;
28.14. организация хранения документов в структурных подразделениях и в центральном архиве организации.
29. Что требуется изменить в работе с документами?
30. Какие формы учета и регистрации применяются для каждого вида документов?
30.1. Опишите их структуру и правила заполнения (если есть).
30.2. Правила формирования регистрационного номера
31. Какие типы и виды отчетности необходимо реализовать по каждому виду документов?
31.1. текущие делопроизводственные отчеты;
31.2. итоговые делопроизводственные отчеты;
31.3. статистические делопроизводственные отчеты;
32. Возможность установки и отслеживания связей между документами

Вопросы по архивному хранению:
33. Есть ли архив как структурное подразделение?
34. Кто несет ответственность за оперативное хранение документов?
35. Есть ли инструкция по хранению документов? При наличии нормативных документов, просим предоставить их.
36. Разрабатывается ли Номенклатура дел (каждый год)?
37. Какое подразделение (должностное лицо) несет ответственность за составление и утверждение сводной Номенклатуры дел.
38. Проводится ли экспертиза ценности документов и уничтожение документов?
39. Есть ли научно-справочный аппарат? Кто его ведет? Опишите его структуру.
40. Разработана ли политика доступа к документам, особенно конфиденциальным?
41. Планируется ли осуществлять перенос архива «бумажных» документов в систему?
41.1. Укажите ориентировочное количество, формат и типы документов.
41.2. Является ли архив документов территориально распределенным? Если ДА, то где расположены места хранения документов?
41.3. Укажите требуемые сроки осуществления переноса информации в систему.
42. Какие правила применяются для списания документов в дела, передачи в архив, какие нормы хранения?
43. Правила работы с Номенклатурой дел подразделения, ее структура и организация хранения документов в подразделении, работа с которыми подлежит автоматизации.

Описание структуры организации:
Для осуществления первичной оценки требований необходима информация об организационной структуре компании. Описание оргструктуры должно представлять собой схему (в формате Visio, ARIS либо в другом аналогичном формате). Возможно и текстовое описание. Схема (либо текстовое описание) оргструктуры должна отражать:

44. Список организаций верхнего уровня (управляющая компания, список комплексов, филиалов, отдельных юр. лиц (например, офисы компании) и т.д.), включающий:
44.1. название организаций;
44.2. географическое расположение организаций;
44.3. взаимосвязи между организациями (иерархия);
44.4. сферы деятельности организаций.
45. Организационные структуры организаций верхнего уровня, которые должны содержать:
45.1. структуру подразделений;
45.2. взаимосвязи подразделений;
45.3. функции подразделений;
45.4. сферы ответственности подразделений.

В первую очередь интересует информация о структурных единицах, которые будут задействованы в ходе внедрения системы электронного документооборота.

IT-инфраструктура организации:
46. Какое техническое обеспечение есть в наличии: характеристики сервера, клиентских мест?
47. На сегодняшний день используется ли для автоматизации текущих задач информационная система (системы)?
47.1. Если ДА, то, какие функции в ней реализованы?
47.2. Что не устраивает / текущие проблемы?
47.3. Планируется ли ее заменить полностью или частично?
47.4. Миграция данных: как планируется осуществить перенос накопленной информации:
- не переносить,
- переносить вручную,
- переносить автоматизировано.
47.5. Если планируется автоматизированный перенос «старых» данных в новую систему, необходимо предоставить информацию о структуре и форматах хранения, сформулировать требования к конвертации данных.
48. Требуется ли интеграция с другими системами?
49. Какова типичная конфигурация клиентских рабочих станций (процессор, оперативная память, операционная система и т.д.)?
50. Определен ли перечень стандартного программного обеспечения, устанавливаемого на офисных ПК? Если ДА, то приведите этот список.
51. Каковы характеристики базового серверного оборудования?
52. Используется ли сотрудниками предприятия в повседневной работе корпоративная электронная почта? Какой почтовый сервер и клиент используются?
53. Укажите версию и разработчика серверного ПО корпоративной электронной почты.
54. Какова топология вашей сети:
1.1. Построена ли локальная сеть на базе домена Windows NT?
1.2. Сколько рабочих станций в вашей локальной сети?
1.3. Есть ли территориальная распределенность сети? Если есть:
1.3.1. Каково распределение рабочих станций по филиалам (офисам)?
1.3.2. Какова пропускная способность каналов связи между сегментами сети?
55. Если ли выделенный файл-сервер, предназначенный для хранения документов? Каков ориентировочный объем документов, хранящихся на этом сервере?
56. Существует ли стратегия хранения неструктурированной информации (ПК, выделенные файл-сервера, подсистемы хранения и пр.)
57. Каков средний объем документов, хранящихся на клиентских рабочих станциях?
58. Какие корпоративные информационные системы (КИС) используются на предприятии?
59. Есть ли лицензированные СУБД и как они используются? Укажите разработчиков и версии используемых на предприятии СУБД.
60. Используются ли службы каталогов для идентификации пользователей? Если ДА, то укажите, какие.
61. Существует ли служба технической поддержки пользователей (helpdesk)? Есть ли регламент работы данной службы?
62. Сколько сотрудников насчитывает отдел (департамент, управление) информационных технологий? Какие основные задачи решает данное подразделение?
63. Укажите системы, с которыми должна быть интегрирована система документооборота.
64. Укажите примерное соотношение сотрудников, имеющих доступ к документам только для ознакомления к количеству сотрудников, имеющих право на модификацию и выполнение определенных действий.

Требования к СЭД:
65. Какие функциональные требования к новой системе Вы считаете наиболее важными, перечислите и опишите.
66. Состав атрибутов каждой карточки документа:
- Название
- Описание
- Метка на форме (название на форме)
- Тип данных
- Способ заполнения (вручную, из справочника, …)
67. Поиск документов по атрибутам регистрационных карточек Перечень реквизитов поисковой карточки
68. Необходимость формирования истории работы с документами, отслеживания хода исполнения и процесса согласования и др.
69. Необходимые фильтры в системе
70. Информационные запросы, которым должна удовлетворять система